Dlaczego powinieneś przeczytać ten dokument
W kontaktach z Tobą będziemy prosili o udzielenie szczegółowych informacji dotyczących Twojej obecnej sytuacji, w tym sytuacji finansowej, stylu życia, historii medycznej Twojej i Twojej rodziny (wywiadu rodzinnego). (Twoje Dane Osobowe). Niniejszy dokument jest ważny, ponieważ̇ wyjaśniamy w nim, w jaki sposób będziemy przetwarzać Twoje Dane Osobowe oraz informujemy o prawach przysługujących Ci w związku z Twoimi Danymi Osobowymi.
Co rozumiemy przez "dane osobowe"
Twoje Dane Osobowe to wszelkie informacje opisujące Twoją sytuację osobistą lub jej dotyczące. Twoje Dane Osobowe mogą umożliwiać zidentyfikowanie Cię bezpośrednio. Takie dane to np. Twoje imię i nazwisko, adres, data urodzenia czy numer ubezpieczenia społecznego (NIN). Mogą one ponadto umożliwiać zidentyfikowanie Cię pośrednio – do takich danych należą np. informacje o zatrudnieniu, historii zdrowia fizycznego i psychicznego czy wszelkie informacje związane z Twoją tożsamością kulturową lub społeczną.
W kontekście świadczonych przez nas usług związanych z Twoimi potrzebami ubezpieczeniowymi, Twoje Dane Osobowe mogą̨ obejmować́:
- tytuł, imiona i nazwiska, datę, urodzenia, płeć́, narodowość, stan cywilny, dane kontaktowe, adresy oraz dokumenty niezbędne do zweryfikowania Twojej tożsamości
- informacje o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (w tym wypłaty / premie / nadgodziny / zasiłek chorobowy / inne świadczenia), historia zatrudnienia
- dane rachunku bankowego, informacje podatkowe, pożyczki i zobowiązania kredytowe, osobista historia kredytowa, źródła dochodów i wydatków, sytuacja rodzinna i szczegóły osób na utrzymaniu
- stan zdrowia i historia, szczegóły leczenia i rokowania, raporty medyczne (dalsze szczegóły podano poniżej, szczególnie w odniesieniu do przetwarzania, które możemy podjąć w związku z tego rodzaju informacjami)
- wszelkie wcześniej istniejące produkty hipoteczne lub ubezpieczeniowe oraz związane z nimi warunki
W jaki sposób obchodzimy się z Twoimi danymi osobowymi
Gdy rozmawiamy z Tobą o wymaganiach dotyczących kredytu hipotecznego lub ubezpieczenia, robimy to na podstawie tego, że obie strony zawierają umowę o świadczenie usług.
W celu wykonania tej umowy i aranżacji wymaganych produktów mamy prawo wykorzystywać Twoje Dane Osobowe do celów wyszczególnionych poniżej.
Alternatywnie, w trakcie wstępnych rozmów z Tobą lub gdy umowa między nami wygasła z jakiegokolwiek powodu, mamy prawo do wykorzystania Twoich Danych Osobowych, pod warunkiem, że jest to w naszym uzasadnionym interesie biznesowym, a Twoje prawa nie są naruszone. Na przykład , być może będziemy musieli odpowiedzieć na pytania pożyczkodawców, ubezpieczycieli i naszego dostawcy usług dotyczących zgodności udzielonych porad lub skontaktować się z Tobą, aby uzyskać informacje zwrotne na temat otrzymanej usługi.
Czasami wykorzystamy Twoje Dane Osobowe do obowiązków umownych, które są nakładane przez Organ Nadzoru Finansowego lub w celu szerszego przestrzegania wszelkich zobowiązań prawnych lub regulacyjnych, którym możemy podlegać. W takich okolicznościach przetwarzalibyśmy Twoje Dane Osobowe w celu spełnienia obowiązku prawnego, zgodności lub innego obowiązku regulacyjnego, któremu podlegamy.
Jak będziemy przetwarzać części Twoich danych osobowych
Jeżeli zwrócisz się do nas o pomoc np. w sprawie ubezpieczenia, w szczególności ubezpieczenia na życie lub ubezpieczenia od następstw wypadków lub choroby, zapytamy o informacje na temat Twojego pochodzenia etnicznego, stanu zdrowia i historii medycznej (Twoje Dane Szczególne). Twoje Dane Szczególne utrwalamy i wykorzystujemy do celów zapytań kierowanych do towarzystw ubezpieczeniowych w sprawie produktów ubezpieczeniowych, które mogą odpowiadać Twoim potrzebom oraz zapewniania porad dotyczących przydatności każdego produktu, który może być dla Ciebie dostępny.
Jeśli ponosisz odpowiedzialność rodzicielską za dzieci w wieku poniżej 13 lat, istnieje również duże prawdopodobieństwo, że będziemy zapisywać w naszych systemach informacje dotyczące tych dzieci i potencjalnie ich Dane Specjalne.
Złożenie wniosku o niektóre rodzaje ubezpieczeń może wymagać ujawnienia przez Ciebie informacji dotyczących karalności, w tym zarówno kar odbywanych i już odbytych, oraz popełnionych przestępstw (zwanych łącznie „Informacjami o Karalności”). Są one istotne w związku z czynnościami związanymi z ubezpieczeniem, np. szacowaniem ryzyka, rozpatrywaniem roszczeń czy przeciwdziałaniem oszustwom.
Dane Szczególne i Informacje o Karalności wykorzystujemy w taki sam sposób jak Twoje Dane Osobowe w ogóle zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności.
W celu zapewnienia klientom ochrony ubezpieczeniowej odpowiadającej ich potrzebom niezbędna jest możliwość swobodnego przekazywania Danych Szczególnych i Informacji o Karalności między pośrednikami ubezpieczeniowymi takimi jak nasza Firma a towarzystwami ubezpieczeniowymi.
Jak zbieramy Twoje dane osobowe
Będziemy gromadzić i rejestrować Twoje Dane Osobowe z różnych źródeł, ale głównie bezpośrednio od Ciebie. Zazwyczaj udzielasz informacji podczas naszych początkowych spotkań lub rozmów z Tobą, aby ustalić Twoje okoliczności, potrzeby i preferencje dotyczące hipotek i ubezpieczeń. Podajesz nam informacje ustnie i pisemnie lub w tym e-mail.
Możemy również uzyskać pewne informacje od stron trzecich, np. agencje kredytowe, informacje od Twojego pracodawcy oraz wyszukiwania informacji i w źródłach dostępnych publicznie, takich jak lista wyborców. Jeśli wykorzystamy rozwiązania technologiczne, aby pomóc w gromadzeniu Twoich Danych Osobowych, na przykład oprogramowanie, które może zweryfikować Twój status kredytowy. Zrobimy to tylko wtedy, gdy uzyskamy od Ciebie zgodę dla nas lub naszego wyznaczonego procesora na dostęp do Twoich informacji w ten sposób. W przypadku elektronicznej weryfikacji tożsamości nie potrzebujemy Twojej zgody, ale informujemy o sposobie działania oprogramowania i celu jego zastosowania.
Sposób wykorzystania danych osobowych
Przetwarzając Twoje Dane Osobowe:
- utrwalamy i przechowujemy je w formie dokumentacji na papierze, na urządzeniach mobilnych i w systemach komputerowych (na stronach internetowych, w systemach poczty elektronicznej, na twardych dyskach i w chmurze). Dostęp do tych informacji mają wyłącznie pracownicy i konsultanci naszej Firmy i to wyłącznie, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia naszych usług na Twoją rzecz oraz do wykonania czynności administracyjnych związanych z tymi usługami
- przekazujemy je do banków lub towarzystwom ubezpieczeniowym, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej poprzez bezpieczny portal. Przekazanie tych informacji osobie trzeciej jest nam niezbędne w celu obsłużenia zapytania lub wniosku kierowanego w Twoim imieniu oraz do wyjaśnienia dodatkowych kwestii zgłaszanych przez kredytodawców i dostawców usług lub załatwienia spraw administracyjnych na ich zadanie
- wykorzystujemy Twoje Dane Osobowe w celu udzielania odpowiedzi na Twoje zapytania dotyczące polis ubezpieczeniowych lub kredytów hipotecznych lub udzielenia informacji na temat bieżących spraw związanych z takimi produktami lub polisami, na temat których poweźmiemy wiedzę
Udostępnianie danych osobowych
Twoje Dane Osobowe będą udostępniane:
- bankom oraz towarzystwom ubezpieczeniowym
- osobom trzecim, które w naszej ocenie mogą udzielić́ nam pomocy w sprawie Twojego zapytania lub wniosku lub w zaspokojeniu Twoich rozpoznanych potrzeb. Do takich osób trzecich należa w szczególności nasi doradcy ds. zgodności z przepisami i specjaliści ds. produktów, specjaliści ds. produktów, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, prawnicy, rzeczoznawcy (w każdym przypadku, gdy naszym zdaniem jest to wymagane ze względu na szczególne okoliczności)
W każdym przypadku Twoje Dane Osobowe będą udostępniane wyłącznie do celów określonych w niniejszej informacji o ochronie prywatności klienta, tj. w celu postępowania w sprawie zapytania o kredyt hipoteczny lub ubezpieczenie oraz w celu zapewnienia Ci naszych profesjonalnych usług.
Należy pamiętać, że takie udostępnianie Twoich Danych Osobowych nie uprawnia takich osób trzecich do wysyłania Ci wiadomości marketingowych lub promocyjnych: są one udostępniane w celu zapewnienia, że możemy odpowiednio wywiązać się z naszych obowiązków wobec Ciebie, i jak określono inaczej w niniejszej Informacji o ochronie prywatności klientów.
Bezpieczeństwo i przechowywanie Twoich danych osobowych
Twoja prywatność jest dla nas ważna, a o bezpieczeństwo Twoich Danych Osobowych będziemy dbali, wykonując nasze przewidziane prawem obowiązki. Podejmujemy należyte działania w celu ochrony Twoich Danych Osobowych przed bezprawnym lub złośliwym dostępem osób trzecich.
Prosimy ponadto o zadbanie o ochronę własnej prywatności i zachowywanie należytej ostrożności przy przekazywaniu nam informacji. W szczególności prosimy o nieprzesyłanie informacji poufnych niezabezpieczoną pocztą elektroniczną , zabezpieczanie załączników poprzez ustawianie hasła lub ich szyfrowanie oraz przesyłanie dokumentów oryginalnych pocztą tradycyjną w sposób bezpieczny.
Twoje Dane Osobowe zachowamy w formie elektronicznej lub papierowej przez okres nie krótszy niż sześć lat, a jeżeli właściwe przepisy prawa na to pozwalają – bezterminowo.
Twoje prawa w związku z Twoimi danymi osobowymi
Możesz:
- zażądać kopii Twoich Danych Osobowych, którymi administrujemy
- zażądać szczegółowych wyjaśnień na temat sposobu wykorzystania przez nas Twoich Danych Osobowych
- zażądać sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Twoich Danych Osobowych oraz wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania (informacje na temat tego, w jakim stopniu możemy spełnić Twoje żądanie otrzymasz każdorazowo po jego zgłoszeniu)
- zażądać przesłania Twoich Danych Osobowych w formie elektronicznej innej organizacji (prawo do przenoszenia danych)
- zmienić podstawę udzielonej nam wcześniej zgody, abyśmy mogli dalej świadczyć na Twoją rzecz usługi (możesz w szczególności wycofać zgodę w całości)
Jak skontaktować się z naszą firmą w odniesieniu do korzystania z Twoich danych osobowych
W przypadku pytań i uwag na temat niniejszego dokumentu lub w celu wykonania swoich praw, o których w nim mowa, skontaktuj się:
Objective Finance
PO Box 2, Friarton House, 5 Friarton Road, Perth PH2 8BB
office@objectivefinance.co.uk
Jeżeli uznamy, że mamy prawo odmówić spełnienia Twojego żądania lub dokonać czynności z nim niezgodnej, poinformujemy Cię o tym.
W przypadku powzięcia wiedzy o nieuprawnionym ujawnieniu Twoich Danych Osobowych powinieneś jak najszybciej skontaktować się z nami, żebyśmy mogli dokonać czynności sprawdzających i wywiązać się z ciążących na nas obowiązkach regulacyjnych.
W przypadku obaw lub zastrzeżeń w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich Danych Osobowych możesz wnieść skargę do brytyjskiego organu nadzorczego, Information Commissioner's Office ICO, z którym możesz się skontaktować przez stronę internetową lub drogą pocztową pod adresem: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.
Zgoda na zbieranie danych specjalnej kategorii
Jak wyszczególniono powyżej, w niektórych przypadkach konieczne jest gromadzenie przez nas bardziej wrażliwych informacji (takich jak zdrowie lub styl życia), które są nazywane Danymi Kategorii Specjalnej. Ma to na celu umożliwienie nam świadczenia usług doradztwa finansowego. W tym miejscu musimy uzyskać Twoją zgodę na gromadzenie i przetwarzanie tych danych. Możesz wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie na przetwarzanie przez nas tych danych, może to jednak oznaczać, że nie będziesz już mieć dostępu do usługi lub produktu, dla którego zostały zgromadzone informacje.
Możesz wyrazić zgodę na Dane Kategorii Specjalnej, podpisując osobny dokument o nazwie „Upoważnienie do postępowania”, który zostanie wydany przez Swojego doradcę.
Marketing elektroniczny
Od czasu do czasu możemy chcieć przesłać Ci odpowiedni marketing drogą elektroniczną.
Możesz wyrazić zgodę na swoje preferencje marketingowe, zaznaczając odpowiednie pola w osobnym dokumencie zatytułowanym „Upoważnienie do postępowania”, które zostanie wydane przez swojego doradcę.
Powrót
